Digitales Hinweisgebersystem der Alzchem Gruppe

Wir legen Wert auf Ehrlichkeit, Integrität und Transparenz.

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat bei der Alzchem Gruppe höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter sowie unsere Geschäftspartner, Dienstleister und deren jeweilige Mitarbeiter in unserer Lieferkette. Das Hinweisgebersystem nimmt konkrete Anhaltspunkte auf potenzielles Fehlverhalten von Mitarbeitern der Gesellschaft entgegen.

Es bedarf der Aufmerksamkeit und Bereitschaft aller, bei konkreten Informationen auf Regelverstöße Alzchem Gruppe hinzuweisen. An das Hinweisgebersystem können diese vertraulich gemeldet werden – und zwar jederzeit. Darunter fallen beispielsweise Verstöße gegen Gesetze wie zum Beispiel das Kartellrecht, Korruption, Verletzung von Menschenrechten, Diebstahl oder Diskriminierung.

Schutz für alle Beteiligten

Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene. Eine Ermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß eingeleitet. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses bearbeitet. Diskriminierungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen, die wegen einer Meldung beim Hinweisgebersystem der Gesellschaft erfolgen, werden dem gleichen Prozess entsprechend untersucht und geahndet.

Hinweise abgeben – aber richtig!

Nach Erhalt der Hinweise bearbeitet der externe Compliance Beauftragte der Gesellschaft diese unter Beachtung aller erforderlichen Verfahrensgrundsätzen (z.B. Vertraulichkeit, Schutz der Hinweisgeber). Um Fälle zu bearbeiten und gegebenenfalls entsprechende Untersuchungsmaßnahmen anzustoßen, ist oftmals der Dialog mit den Hinweisgebern notwendig. Daher ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist. Hilfreich ist es, wenn Sie bei einer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

• Wer? – Um wen geht es? Wer ist betroffen?
• Was? – Was ist passiert? Schilderung des Sachverhalts.
• Wann? – Wann war der Vorfall?
• Wie? – Wie oft ist er passiert?
• Wo? – Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Hinweisgeber sollten darauf achten, dass die Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Wenn Bereitschaft besteht, aber die Anonymität gegenüber dem externen Compliance Beauftragten und der Gesellschaft gewahrt werden soll, können die Hinweisgeber die anonymen Meldekanäle nutzen.

Neben dem externen Compliance Beuftragten der Gesellschaft (Hinweisgeberexperte.de) sind an der Bearbeitung von Hinweisen gegebenenfalls auch andere Stellen im Unternehmen beteiligt. Bei begründeten Hinweisen ermittelt normalerweise der Compliance Beauftragte der Alzchem Gruppe den Sachverhalt, gegebenenfalls unter Hinzuziehung weiterer interner oder externer Experten. Ebenso arbeitet der externe Compliance Beauftragte mit der Personalabteilung in der Aufklärung zusammen und stößt Maßnahmen an, sofern diese erforderlich sind.