Dataskydd
Information om dataskydd om systemet för visselblåsare
Information om dataskydd i Alzchem-koncernens system för visselblåsare
Nedan vill vi informera dig om insamling, behandling och användning av personuppgifter inom ramen för systemet för visselblåsning när du lämnar in en visselblåsning via vårt IT-stödda kontaktformulär, via e-post, telefonsamtal, brev eller personligt framträdande. Läs därför denna information om dataskydd mycket noggrant innan du skickar in en rapport. Den personuppgiftsansvarige är Compliance Beratung + Service GmbH, Maximilianstraße 24, 80539 München, Tyskland, i egenskap av uppdragsbiträde som är bundet av instruktioner. Detta gäller även alla andra företag som anges i det IT-stödda kontaktformuläret, nedan kallade "Alzchem-koncernen", eftersom vi använder oss av förordningen för att tillhandahålla ett system för visselblåsning för flera företag.
Syftet med systemet för visselblåsning och databehandling
Syftet med visselblåsarsystemet är att ta emot och behandla information om (misstänkta) brott mot lagen eller allvarliga interna regler mot ett eller flera företag inom Alzchem-koncernen på ett säkert och konfidentiellt sätt. Behandlingen av personuppgifter inom ramen för whistleblower-systemet grundar sig på det legitima intresset av att upptäcka och förebygga oegentligheter och därmed sammanhängande förebyggande av skador och ansvarsrisker (artikel 6.1.F i DSGVO i kombination med §§ 30, 130 OWiG). Inrättandet av ett system för visselblåsare syftar till att ge anställda och tredje part möjlighet att på lämpligt sätt lämna skyddad information om lagöverträdelser inom företaget. Om ett tips som mottagits gäller en anställd, tjänar behandlingen också till att förhindra brott eller andra lagöverträdelser i samband med anställningsförhållandet (§ 26.1 BDSG). Dina uppgifter kommer att behandlas på grundval av ditt samtycke (artikel 6.1 a i DSGVO), som ges genom att meddelandet även kan lämnas anonymt. I regel kan samtycket endast återkallas inom en månad efter mottagandet av meddelandet, eftersom vi i vissa fall enligt artikel 14.3 a i DSGVO är skyldiga att inom en månad informera den anklagade personen om de anklagelser som riktats mot honom eller henne och om de utredningar som gjorts. Detta omfattar lagringen, typen av uppgifter, syftet med behandlingen, den registeransvariges identitet och - om det krävs enligt lag - anmälarens identitet, så att det inte längre är möjligt att stoppa behandlingen av uppgifterna eller radera identifieringsuppgifterna. Ångerfristen kan förkortas, t.ex. om anmälningens art kräver att en myndighet eller domstol omedelbart måste involveras, eftersom identifieringsuppgifterna, när de väl har lämnats till en myndighet eller domstol, innehas av både oss och en myndighet eller domstol.
Behandling av dina personuppgifter
Det är frivilligt att använda systemet för visselblåsare. Vi samlar in följande personuppgifter och information när du skickar in en rapport:
- Ditt namn, om du avslöjar din identitet,
- dina kontaktuppgifter, om du lämnar dem till oss,
- Det faktum att du har gjort en anmälan genom systemet för visselblåsare,
- Personernas namn, i förekommande fall, och andra personuppgifter om de personer som nämns i rapporten.
De uppgifter som lämnas in till systemet för visselblåsare krypteras och lagras med lösenordskydd i flera nivåer, så att åtkomsten är begränsad till en mycket snäv krets av uttryckligen auktoriserade anställda hos Compliance Beratung + Service GmbH och Alzchem-koncernen. Medarbetarna kontrollerar de rapporterade fakta och vid behov gör de ytterligare utredningar i samband med ärendet; uppgifterna behandlas alltid konfidentiellt. Sekretess kan dock inte garanteras om falska uppgifter medvetet lämnas i syfte att misskreditera en person (angivande). I vissa fall finns det en skyldighet enligt dataskyddslagen att informera den anklagade personen om de anklagelser som riktas mot honom eller henne. Detta krävs enligt lag om det objektivt kan fastställas att tillhandahållandet av information till den anklagade personen inte längre kan påverka det konkreta klargörandet av informationen överhuvudtaget. Så långt det är juridiskt möjligt kommer din identitet som rapporterande part inte att avslöjas och det kommer också att säkerställas att inga slutsatser kan dras om din identitet. Under behandlingen av en anmälan eller en utredning kan det vara nödvändigt att lämna information till andra anställda eller andra anställda i andra företag inom Alzchem-koncernen. Vi ser alltid till att relevanta bestämmelser om dataskydd följs när vi lämnar information vidare. Om det finns en motsvarande rättslig förpliktelse eller ett behov enligt dataskyddslagen att förtydliga informationen, är ytterligare möjliga kategorier av mottagare brottsbekämpande myndigheter, antitrustmyndigheter, andra administrativa myndigheter, domstolar och uppdragsgivna advokatbyråer och revisionsbyråer. Alla personer som får tillgång till uppgifterna är skyldiga att upprätthålla sekretess. Personuppgifterna kommer att sparas så länge som det är nödvändigt för att klargöra och göra en slutlig bedömning, för företagets berättigade intresse eller för ett lagstadgat krav. Därefter raderas dessa uppgifter i enlighet med de rättsliga kraven. Inom denna ram beror lagringstiden på hur allvarlig misstanken och det eventuella brottet mot skyldigheterna är, hur komplicerat klargörandet är och liknande.
Dina rättigheter
Du och de personer som anges i meddelandet har rätt till information, rättelse, radering, begränsning av behandlingen och, i vissa fall, rätt till överföring av uppgifter. Du kan också invända mot behandlingen av dina personuppgifter av skäl som rör din särskilda situation, förutsatt att behandlingen av uppgifterna sker i allmänhetens intresse eller på grundval av en intresseavvägning. Invändningen kan göras utan formulär och bör om möjligt skickas till de kontaktuppgifter som anges i detta meddelande om dataskydd.
Om rätten till invändning utövas kommer vi omedelbart att kontrollera i vilken utsträckning de lagrade uppgifterna fortfarande behövs, i synnerhet för att behandla ett meddelande. Uppgifter som inte längre behövs raderas omedelbart. Du kan också återkalla ditt samtycke när som helst. Observera i detta sammanhang informationen under den första punkten i detta uttalande "Whistleblowersystemets syfte och databehandling". Du har också rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet.
Kontaktuppgifter:
Kontaktperson för utövande av dina rättigheter och för ytterligare information är den person som ansvarar för systemet för visselblåsning. Använd följande kontaktuppgifter: info@hinweisgeberexperte.de. Tack.
Information om dataskydd i Alzchem-koncernens system för visselblåsare
Nedan vill vi informera dig om insamling, behandling och användning av personuppgifter inom ramen för systemet för visselblåsning när du lämnar in en visselblåsning via vårt IT-stödda kontaktformulär, via e-post, telefonsamtal, brev eller personligt framträdande. Läs därför denna information om dataskydd mycket noggrant innan du skickar in en rapport. Den personuppgiftsansvarige är Compliance Beratung + Service GmbH, Maximilianstraße 24, 80539 München, Tyskland, i egenskap av uppdragsbiträde som är bundet av instruktioner. Detta gäller även alla andra företag som anges i det IT-stödda kontaktformuläret, nedan kallade "Alzchem-koncernen", eftersom vi använder oss av förordningen för att tillhandahålla ett system för visselblåsning för flera företag.
Syftet med systemet för visselblåsning och databehandling
Syftet med visselblåsarsystemet är att ta emot och behandla information om (misstänkta) brott mot lagen eller allvarliga interna regler mot ett eller flera företag inom Alzchem-koncernen på ett säkert och konfidentiellt sätt. Behandlingen av personuppgifter inom ramen för whistleblower-systemet grundar sig på det legitima intresset av att upptäcka och förebygga oegentligheter och därmed sammanhängande förebyggande av skador och ansvarsrisker (artikel 6.1.F i DSGVO i kombination med §§ 30, 130 OWiG). Inrättandet av ett system för visselblåsare syftar till att ge anställda och tredje part möjlighet att på lämpligt sätt lämna skyddad information om lagöverträdelser inom företaget. Om ett tips som mottagits gäller en anställd, tjänar behandlingen också till att förhindra brott eller andra lagöverträdelser i samband med anställningsförhållandet (§ 26.1 BDSG). Dina uppgifter kommer att behandlas på grundval av ditt samtycke (artikel 6.1 a i DSGVO), som ges genom att meddelandet även kan lämnas anonymt. I regel kan samtycket endast återkallas inom en månad efter mottagandet av meddelandet, eftersom vi i vissa fall enligt artikel 14.3 a i DSGVO är skyldiga att inom en månad informera den anklagade personen om de anklagelser som riktats mot honom eller henne och om de utredningar som gjorts. Detta omfattar lagringen, typen av uppgifter, syftet med behandlingen, den registeransvariges identitet och - om det krävs enligt lag - anmälarens identitet, så att det inte längre är möjligt att stoppa behandlingen av uppgifterna eller radera identifieringsuppgifterna. Ångerfristen kan förkortas, t.ex. om anmälningens art kräver att en myndighet eller domstol omedelbart måste involveras, eftersom identifieringsuppgifterna, när de väl har lämnats till en myndighet eller domstol, innehas av både oss och en myndighet eller domstol.
Behandling av dina personuppgifter
Det är frivilligt att använda systemet för visselblåsare. Vi samlar in följande personuppgifter och information när du skickar in en rapport:
- Ditt namn, om du avslöjar din identitet,
- dina kontaktuppgifter, om du lämnar dem till oss,
- Det faktum att du har gjort en anmälan genom systemet för visselblåsare,
- Personernas namn, i förekommande fall, och andra personuppgifter om de personer som nämns i rapporten.
De uppgifter som lämnas in till systemet för visselblåsare krypteras och lagras med lösenordskydd i flera nivåer, så att åtkomsten är begränsad till en mycket snäv krets av uttryckligen auktoriserade anställda hos Compliance Beratung + Service GmbH och Alzchem-koncernen. Medarbetarna kontrollerar de rapporterade fakta och vid behov gör de ytterligare utredningar i samband med ärendet; uppgifterna behandlas alltid konfidentiellt. Sekretess kan dock inte garanteras om falska uppgifter medvetet lämnas i syfte att misskreditera en person (angivande). I vissa fall finns det en skyldighet enligt dataskyddslagen att informera den anklagade personen om de anklagelser som riktas mot honom eller henne. Detta krävs enligt lag om det objektivt kan fastställas att tillhandahållandet av information till den anklagade personen inte längre kan påverka det konkreta klargörandet av informationen överhuvudtaget. Så långt det är juridiskt möjligt kommer din identitet som rapporterande part inte att avslöjas och det kommer också att säkerställas att inga slutsatser kan dras om din identitet. Under behandlingen av en anmälan eller en utredning kan det vara nödvändigt att lämna information till andra anställda eller andra anställda i andra företag inom Alzchem-koncernen. Vi ser alltid till att relevanta bestämmelser om dataskydd följs när vi lämnar information vidare. Om det finns en motsvarande rättslig förpliktelse eller ett behov enligt dataskyddslagen att förtydliga informationen, är ytterligare möjliga kategorier av mottagare brottsbekämpande myndigheter, antitrustmyndigheter, andra administrativa myndigheter, domstolar och uppdragsgivna advokatbyråer och revisionsbyråer. Alla personer som får tillgång till uppgifterna är skyldiga att upprätthålla sekretess. Personuppgifterna kommer att sparas så länge som det är nödvändigt för att klargöra och göra en slutlig bedömning, för företagets berättigade intresse eller för ett lagstadgat krav. Därefter raderas dessa uppgifter i enlighet med de rättsliga kraven. Inom denna ram beror lagringstiden på hur allvarlig misstanken och det eventuella brottet mot skyldigheterna är, hur komplicerat klargörandet är och liknande.
Dina rättigheter
Du och de personer som anges i meddelandet har rätt till information, rättelse, radering, begränsning av behandlingen och, i vissa fall, rätt till överföring av uppgifter. Du kan också invända mot behandlingen av dina personuppgifter av skäl som rör din särskilda situation, förutsatt att behandlingen av uppgifterna sker i allmänhetens intresse eller på grundval av en intresseavvägning. Invändningen kan göras utan formulär och bör om möjligt skickas till de kontaktuppgifter som anges i detta meddelande om dataskydd.
Om rätten till invändning utövas kommer vi omedelbart att kontrollera i vilken utsträckning de lagrade uppgifterna fortfarande behövs, i synnerhet för att behandla ett meddelande. Uppgifter som inte längre behövs raderas omedelbart. Du kan också återkalla ditt samtycke när som helst. Observera i detta sammanhang informationen under den första punkten i detta uttalande "Whistleblowersystemets syfte och databehandling". Du har också rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet.
Kontaktuppgifter:
Kontaktperson för utövande av dina rättigheter och för ytterligare information är den person som ansvarar för systemet för visselblåsning. Använd följande kontaktuppgifter: info@hinweisgeberexperte.de. Tack.